Scegliere la giusto location per eventi a Roma è fondamentale per la buona riuscita dell’evento stesso. Essendo questa la nostra capitale, ricca di storia e di fascino, ci sono molte soluzioni possibili per rendere un evento indimenticabile, qualunque esso sia. Ma per poter rendere un evento un successo, bisogna tener conto di numerosi aspetti.
Bisogna infatti prendere in considerazione non solo il prestigio e la bellezza del luogo, che certo sono importanti a livello “scenografico”, ma anche il budget, la sala principale, la sua comodità e funzionalità, le aspettative che si hanno, le dimensioni e anche i vicoli organizzativi, che non mancano mai.
Ci si può spesso rivolgere, per semplificare il tutto, a degli event planner. Essi si occupano di organizzare eventi appunto, e ognuno ha una diversa specializzazione: c’è chi si occupa di matrimoni e cerimonie simili, chi di eventi aziendali, chi di feste di compleanno, chi di comizi medici e tanto altro ancora. Il loro compito è rendere l’evento piacevole, memorabile e di rendere il tutto conveniente ed economico.
Si può anche scegliere di cimentarsi da soli nell’organizzazione di un evento, se si hanno un minimo di competenze e si è in grado di gestire cose del genere, e soprattutto se se ne ha il tempo e la voglia. Proprio per questo ci proponiamo in questo breve articolo di dare una mano a chi vuole organizzare un evento e ci prefissiamo di segnalare quattro punti fondamentali da tenere sempre a mente nel momento in cui si sceglie una location. Vediamoli subito insieme.
La prima cosa da tenere a mente è il budget
Le location da sogno sono sempre quelle a cui maggiormente si aspira, questo è ovvio. Ma è pur vero che location molto prestigiose sono anche molto costose. Prima di scegliere il luogo in cui organizzare il proprio evento, fissare un budget preciso e tenerlo sempre a mente è fondamentale.
È da questo, infatti, che dipende il successo dell’evento in maggior misura. Quando si visita una location è importante che coloro che la mettono a disposizione forniscano nel dettaglio tutte le informazioni riguardo ai costi, cosa è compreso in essi e cosa invece andrà pagato a parte, per evitare spiacevoli sorprese.
Oltre a questo va preso anche in considerazione tutto ciò che riguarda un eventuale rimborso o una possibile cancellazione: gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo.
La posizione della location è molto importante
Per quanto le location in piena natura abbiano un fascino tutto loro e molto particolare, bisogna tenere conto anche delle esigenze di comodità di coloro che partecipano all’evento. Se una location non si trova in città deve almeno essere facilmente raggiungibile e ben collegata ad essa, onde evitare problemi agli invitati all’evento.
Si deve considerare la raggiungibilità del posto sia con mezzi propri che con mezzi pubblici. La cosa migliore è organizzare magari anche delle navette che portino al luogo prescelto, meglio ancora se queste sono messe a disposizione dai proprietari della location stessa.
Bisogna tenere sempre presente il numero degli invitati
Prendere una location troppo piccola rende l’evento “scomodo”, affollato e di certo non ben fatto. Ma allo stesso tempo, prenderla troppo grande può far sembrare l’evento poco frequentato e di poco successo, e non è certo questo l’effetto che si vuole ottenere sui propri invitati. È bene quindi tenere a mente questo dettaglio e fare le cose in maniera proporzionata.
Assicurarsi un buon servizio di accoglienza
Soprattutto quando si organizzano congressi o eventi aziendali, è importante avere un buon servizio di accoglienza. Se la location non dispone di personale e strutture atte a ciò, è bene rivolgersi a terzi per evitare di avere un servizio di accoglienza scadente o addirittura assente.